مكتب التوثيق والمعلومات في المعهد هو وحدة إدارية حيوية تلعب دورًا محوريًا في إدارة وتنظيم المعلومات والوثائق داخل المؤسسة التعليمية. يهدف هذا المكتب إلى ضمان حفظ وتوثيق البيانات والمعلومات بشكل منهجي، وتوفيرها بسهولة عند الحاجة إليها. إليك بعض الجوانب الرئيسية لدور هذا المكتب:المهام والمسؤوليات:
جمع وتوثيق المعلومات:
يجمع المكتب البيانات والمعلومات المتعلقة بجميع أنشطة المعهد، بما في ذلك الأنشطة الأكاديمية والإدارية والبحثية.
يقوم بتوثيق هذه المعلومات بشكل منظم، سواء كان ذلك في شكل ورقي أو إلكتروني.
إدارة المحفوظات:
يتولى المكتب مسؤولية حفظ وتنظيم المحفوظات والوثائق الرسمية للمعهد.
يضمن سهولة الوصول إلى هذه المحفوظات واسترجاعها عند الحاجة.
إعداد التقارير والإحصائيات:
يقوم المكتب بإعداد التقارير والإحصائيات اللازمة حول مختلف جوانب عمل المعهد.
يوفر هذه التقارير للجهات المختصة، مما يساعد في اتخاذ القرارات السليمة.
توفير المعلومات:
يوفر المكتب المعلومات والبيانات للباحثين وأعضاء هيئة التدريس والطلاب والإداريين.
يساهم في نشر المعرفة وتسهيل الوصول إلى المعلومات.
الإشراف على الأنظمة الإلكترونية:
يشرف المكتب على الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في حفظ وتوثيق المعلومات.
يضمن سلامة هذه الأنظمة وكفاءتها.
دعم اتخاذ القرار:
تزويد صناع القرار بالمعلومات والإحصائيات التي تساعدهم على اتخاذ القرارات المناسبة.
الإشراف على الموقع الإلكتروني:
الإشراف المباشر على موقع المعهد الالكتروني وتحديثه باستمرار.